Lån af arealer, lokaler og anlæg

Odsherred Kommunes lokaler og udendørsanlæg stilles til rådighed for folkeoplysende virksomhed på vilkår, der er fastsat i Folkeoplysningslovens kapitel 6, Folkeoplysningslovens bekendtgørelsens kapitel 4 og nærværende regelsæt.

Folkeoplysende foreninger og aftenskoler hjemmehørende i Odsherred Kommune kan vederlagsfrit få anvist kommunale lokaler og udendørsanlæg til virksomhed efter Folkeoplysningsloven, såfremt de ønskede lokaler og udendørsanlæg er egnede til formålet og ledige.

Organisationer og distriktsforeninger kan ligeledes få anvist lokaler og udendørsanlæg til arrangementer, såfremt én af de deltagende foreninger er hjemmehørende i Odsherred Kommune

Andre brugere, som kommunen ikke er forpligtet over for i henhold til Folkeoplysningsloven, kan ligeledes låne/leje lokaler. Udlejningstakster fastsættes af byrådet og kan ses på kommunens hjemmeside.

Det er et krav, at alle, der får anvist kommunens lokaler og udendørs anlæg, har:

• afgivet erklæring om indhentning af børneattester
• et grundlæggende formål og en adfærd, der bygger på demokrati og grundlæggende friheds- og menneskerettigheder, og at deres aktiviteter ikke har karakter af gudsdyrkelse eller religiøse handling

Det er ikke tilladt for foreninger, der har fået anvist lokaler eller udendørsanlæg, at låne eller leje disse ud til andre foreninger, virksomheder eller personer.

Af konkurrencemæssige årsager kan lokaler/udendørsanlæg ikke anvises vederlagsfrit til private fester, til private formål, til erhvervsmæssige formål, eller til foreningers offentlige arrangementer med overskudsgivende sigte.

Aftaler, der indgås efter lejelove, falder udenfor disse retningslinjer.

Ansøgning om brug af lokaler i næstfølgende sæson (fra den 1/8 til den 31/7) indgives via den dertil hørende digitale portal. Tidligere lokalelånere får tilsendt information om den forestående sæsonanvisning.

Ansøgning om ledige tider (efter afsluttet sæsonanvisning) kan løbende indgives via den dertil hørende digitale portal.

Ansøgning om lån af udendørsanlæg sendes til Kultur og Fritid.

Tilsagn om lån og leje af lokaler og udendørs anlæg kan kun gives for en sæson af gangen.

Vejledning om ansøgning findes på kommunens hjemmeside, ligesom Kultur og Fritid eller lokaleejer kan kontaktes.

Kommunale lokaler og udendørsanlæg anvises kun, når kommunen ikke selv skal bruge dem eller har disponeret over dem til anden side.

Lokaler og udendørsanlæg anvises til fritidsformål i nedenstående rækkefølge:

1. Folkeoplysende aktiviteter for børn og unge
2. Folkeoplysende voksenundervisning
3. Folkeoplysende aktiviteter for voksne
4. Øvrige brugere/andre aktiviteter - herunder evt. udlejning.

Ved anvisning af lokaler tages hensyn til om de aktiviteter, der skal foregå i lokalerne, kræver særlige faciliteter, som det f.eks. er tilfældet med aktiviteter for handicappede og aktiviteter, der er afhængige af indendørs faciliteter. Dette medfører, at særligt handicapegnede lokaler skal anvises til dette formål før anden anvisning.

Tilladelsen til at benytte kommunens lokaler og udendørs anlæg kan efter skriftlig advarsel inddrages, hvis det gentagne gange konstateres, at disse ikke udnyttes i rimeligt omfang.

Tidspunkter

Lokaler og udendørs anlæg stilles normalt til rådighed mandag til fredag indtil kl. 22. Efter aftale med institutionen, vil der i særlige tilfælde kunne opnås tilladelse til at udstrække benyttelsen ud over kl. 22. Udlån af lokaler følger skolernes ferier og fridage og der henstilles til, at skolernes ferieplan følges.

Lokaler kan dog også udlånes i skoleferier og weekender. I sådanne tilfælde kan anvisningen af lokaler samles geografisk og i kortere tidsrum end ovenfor nævnt. Behovet koordineres geografisk mellem de respektive institutioner.

Specifikke retningslinjer

Der kan udarbejdes specielle retningslinjer for visse lokaler/udendørsanlæg. Låner/lejer er forpligtet til at have kendskab til og overholde disse.

Udstyr m.v.

Lokaler og udendørsanlæg stilles til rådighed med lys, varme, bad, rengøring samt den indretning og det inventar, der eksisterer til daglig.

Undervisningsmateriel, herunder maskiner, teknisk udstyr, AV-materiel og sportsrekvisitter (undtagen bolde), må kun benyttes, såfremt de betjenes af kyndig instruktør.

Særskilte sikkerhedsbestemmelser herunder uddannelsesmæssige krav til instruktør ved brug af udendørsanlæg, lokaler, udstyr/materiel m.v. skal overholdes.

Oprydning m.v.

Lokaler og udendørsanlæg skal tilbageleveres ryddeliggjorte og møbleringsmæssigt som udlånt, herunder slukning af lys og lukning af vinduer efter brug.

Ved udlån/-leje af udendørsanlæg til enkeltstående arrangementer, skal låner/lejer aflevere anlægget i samme stand, som det blev overtaget.

Overnatning

I forbindelse med overnatning i et kommunalt lokale, har låner/lejer ansvaret for at informere beredskabet herom.

Aflysning foranlediget af kommunen

Brugere, der har fået anvist lokale/udendørsanlæg, har – hvis lokalet undtagelsesvis skal anvendes til andet formål – krav på at blive adviseret snarest muligt, dog senest ugedagen før via den dertil hørende digitale portal.

Aflysning foranlediget af bruger

Afbestilling af reserverede lokaler/udendørsanlæg skal ske så tidligt, som muligt via den dertil hørende digitale portal.

Tilladelse til at låne kommunale lokaler/udendørsanlæg kan inddrages, hvis låner udebliver uden afbestilling. Bruger kan prioriteres sidst ved tildeling af tider for næste sæson, hvis denne gentagne gange er udeblevet uden afbestilling.

Ansvar for brug, retningslinjer og husorden

Ordensreglement, retningslinjer m.v. for den enkelte institution gælder til enhver tid. Bruger er forpligtet til at have kendskab til og overholde disse.

Rygning er ikke tilladt – der henvises endvidere til Odsherred Kommunes overordnede rygepolitik.

Bruger bliver draget til ansvar og pålagt erstatning for eventuelle skader på lokale/udendørsanlæg og inventar samt ved udløsning af diverse alarmer med f.eks. udrykning fra vagtselskab/brandmyndighed. Bruger skal straks orientere institution om evt. mangler ved og/eller beskadigelse af lokale/udendørsanlæg/inventar.

Misbrug og/eller manglende overholdelse af gældende regler m.v., vil medføre påtale, evt. udelukkelse fra lån af kommunens lokaler/anlæg.

Kommunen påtager sig intet ansvar for evt. overlast eller tyveri af brugers ejendele.

Foreninger har fortrinsret til klublokaler i den institution, hvor de har hovedparten af deres aktiviteter.

Klublokaler med dertil hørende faciliteter stilles til rådighed alle ugens dage. Udlevering af nøgler til lokalerne aftales med institutionen, ligesom vilkårene for brugen af lokalerne i øvrigt.

Eventuelle tvivlsspørgsmål om de områder, der ifølge nærværende regler er tillagt institutionernes kompetence afgøres af institutionens bestyrelse/brugerråd.

Tvivlsspørgsmål vedrørende lokaleanvisning til fritidsformål forelægges Kultur- og Folkeoplysningsudvalget til endelig afgørelse.

Tvivlsspørgsmål vedrørende nærværende regelsæt i øvrigt forelægges Kultur- og Folkeoplysningsudvalget til endelig afgørelse.